Bulletin Officiel n°99/34Direction de l'administration générale,
du personnel et du budget
Service des ressources humaines
Bureau des conditions de travail
et de l'action sociale SRH 2 D

Circulaire DAGPB/SRH 2 D n° 99-467 du 10 août 1999 relative
à la médecine de prévention au ministère de l'emploi et de la solidarité

AG 4
2313

NOR : MESG9930409C

(Texte non paru au Journal officiel)

Références :
Loi n° 83-634 du 13 juillet 1983 portant droits et obligations des fonctionnaires, article 23 ;
Décret n° 95-680 du 9 mai 1995 modifiant le décret n° 82-453 du 28 mai 1982 relatif à l'hygiène et à la sécurité du travail, ainsi qu'à la prévention médicale dans la fonction publique ;
Arrêté du 7 novembre 1996 portant création et composition de comités d'hygiène et de sécurité au ministère du travail et des affaires sociales.

La ministre de l'emploi et de la solidarité à Monsieur le chef de l'inspection générale des affaires sociales, Monsieur le directeur général de la santé, Madame et Messieurs les directeurs, Madame et Messieurs les délégués généraux, Messieurs les délégués, Mesdames et Messieurs les chefs de service, Madame et Messieurs les préfets de région (directions régionales des affaires sanitaires et sociales) ; Mesdames et Messieurs les préfets de département (directions départementales des affaires sanitaires et sociales) Dans le cadre de la politique d'action sociale en faveur des agents de notre ministère, la médecine de prévention tient une place à part, du fait d'abord de son caractère spécifique et ensuite de son lien avec la politique d'hygiène et de sécurité. Néanmoins, la médecine de prévention participe à cette politique dont l'un des objectifs est de permettre à tous les agents travaillant au sein du ministère de bénéficier des meilleures conditions de travail.

I. - DÉFINITION

La médecine de prévention a pour rôle de prévenir toute altération de la santé des agents du fait de leur travail. Dans les administrations de l'Etat, elle contribue à la qualité de l'environnement professionnel des agents.
La médecine de prévention connaît une impulsion nouvelle sur le plan interministériel qui tend à la rapprocher des obligations imposées au secteur privé. Le ministère de l'emploi et de la solidarité, qui a en charge l'ensemble de la politique de santé publique, se doit, pour ses propres agents, de développer une médecine de prévention de qualité, élément important de l'action sociale et de la politique d'hygiène et de sécurité.
L'objectif, ambitieux, consiste à permettre à l'ensemble des personnes travaillant au sein du ministère de l'emploi et de la solidarité, agents titulaires, agents contractuels, agents vacataires, d'avoir accès à un service de médecine de prévention efficace et de qualité.
En effet, une meilleure connaissance du rôle et des missions des médecins de prévention, qui sont les partenaires et les conseillers de l'administration, pourra contribuer à une politique de prévention efficace et novatrice.
Le médecin de prévention a pour rôle de prévenir toute altération de santé des agents du fait de leur travail. Il doit, à cette fin, concilier différents aspects dans son activité professionnelle :

Le médecin de prévention doit donc intervenir dans deux domaines essentiels :
1. La santé en milieu professionnel ;
2. L'hygiène, la sécurité et les conditions de travail.
La présente circulaire a pour objet de préciser les conditions d'organisation d'un service de médecine de prévention ainsi que les missions du médecin de prévention, qu'il soit vacataire ou issu d'un organisme de médecine du travail, ainsi que le cadre administratif dans lequel il opère.

II. - L'INTERVENTION DU MÉDECIN DE PRÉVENTION
EN MATIÈRE DE SANTÉ EN MILIEU PROFESSIONNEL

Le médecin de prévention veille à assurer une prévention médicale individuelle et collective.

A. - Prévention médicale individuelle

Le médecin effectue un suivi médical personnalisé des agents, quel que soit leur statut, travaillant au sein du ministère de l'emploi et de la solidarité. Ce suivi se traduit par un examen médical annuel pour les agents qui souhaitent en bénéficier. Ce suivi médical personnel doit permettre également de vérifier la compatibilité entre le poste de travail et son aménagement avec l'état de santé de celui qui l'occupe.
Il est important de noter que la médecine de prévention n'est ni une médecine de soins, ni une médecine de contrôle. A ce titre, le médecin de prévention n'est pas habilité à délivrer une ordonnance. Ce n'est pas non plus une médecine d'urgence. Cependant, le médecin, lorsqu'il est présent, se doit d'intervenir pour porter assistance à toute personne en danger et conseille le chef de service sur la conduite à tenir en cas d'accident.

1. Les visites médicales

a) Il est obligatoire de prévoir une visite médicale pour les agents selon un rythme quinquennal. Cependant la fréquence des visites proposées peut être plus grande si les moyens et l'organisation du service de médecine de prévention le permettent.
Il vous appartient de contrôler régulièrement que l'ensemble de vos effectifs a été bénéficiaire d'une visite médicale sur une période de 5 ans, en établissant les listes annuelles des personnes qui ont été convoquées.
b) Le décret n° 95-680 du 9 mai 1995 a prévu par ailleurs une surveillance médicale particulière à l'égard des agents handicapés, des femmes enceintes, des agents réintégrés après un congé de longue maladie ou de longue durée, des agents souffrant de pathologies particulières, et des agents soumis à des risques professionnels (cf. annexe III).
C'est au médecin de prévention de déterminer la fréquence et la nature des examens que comporte cette surveillance médicale. Cependant, celle-ci doit être au moins annuelle.
En dehors des visites médicales obligatoires, l'ensemble des agents peuvent bénéficier sur leur demande, d'un examen annuel.

2. La convocation aux visites médicales

La convocation des agents aux visites médicales est diligentée par les services compétents : par les services du personnel, ou, s'il est mis à disposition du médecin un secrétariat, par son secrétariat. (Dans ce dernier cas, le service du personnel veillera à envoyer au médecin une liste complète des agents avec mention de leur service d'origine.)
La fréquence des convocations est fonction de la typologie des personnels dans les catégories susvisées. Elle est déterminée à partir :
- des fiches de risques professionnels pour les agents soumis ou exposés à des risques professionnels ;
- des signalements effectués par l'administration au médecin de prévention pour les autres agents relevant d'une surveillance médicale particulière, au moins annuelle, en conformité avec les dispositions de l'article 24 du décret n° 82-453 du 28 mai 1982 modifié ;
- de 20 % des effectifs, recensés sur les listes, chaque année, pour les agents soumis à une visite obligatoire quinquennale ;
- des calendriers des visites médicales qui sont établis par les médecins de prévention, en concertation avec les responsables de l'organisation des services.
La convocation (cf. modèle en annexe I) est notifiée directement aux agents contre récépissé ou émargement. L'administration doit en garder la preuve dans le dossier administratif de l'agent. Elle s'assure du suivi de la surveillance médicale et procède à une nouvelle convocation si l'agent n'a pu se rendre à la visite médicale obligatoire.
Une autorisation d'absence doit être accordée à l'agent pour lui permettre de se rendre aux différents examens médicaux recommandés s'ils se déroulent hors des locaux.
Si l'agent ne se rend pas à la visite médicale, il doit justifier son absence devant l'administration et prévient le médecin et l'administration. Sans justification valable ou en cas de refus de l'agent de se rendre à la visite médicale, le chef de service peut lui demander de motiver son refus.
La visite médicale donne lieu à l'établissement d'une attestation de visite en trois exemplaires (cf. modèle annexe II) : le premier exemplaire est remis à l'agent, le second est versé au dossier médical de l'agent, le troisième est adressé au service du personnel qui le conserve pour être présenté, le cas échéant, à l'inspecteur hygiène et sécurité.

3. Le déroulement des visites médicales

Lors de la visite médicale périodique, le médecin de prévention pratique : un examen clinique et, en fonction du poste occupé par l'agent, des examens complémentaires ; comme par exemple : un examen de la vue, un examen audiométrique pour les personnes exposées au bruit, une analyse d'urine, etc.
Pour les agents travaillant en milieux particuliers (cuisine...) le médecin pratique systématiquement des examens spécifiques (art. R. 241-52 du code du travail).
Au cours de ses visites, le médecin de prévention informe l'agent sur les risques professionnels, leur prévention (hygiène, protection...), les risques contagieux infectieux, et le conseille sur l'hygiène de vie individuelle.
Le médecin de prévention peut recommander des examens complémentaires spécifiques. Seuls les examens complémentaires destinés à prévenir un risque professionnel précis ou à dépister des maladies dangereuses sont pris en charge par l'administration. Dans ce cas, une nouvelle autorisation d'absence sera accordée aux agents.

4. Le dossier médical

La première visite médicale donne lieu à la constitution d'un dossier médical, par le médecin de prévention, qui est ensuite complété à chaque visite ultérieure.
Le dossier médical est conservé au sein du cabinet médical, dans des conditions de stricte confidentialité. Parallèlement, une attention spéciale doit être portée à la sécurité informatique des données ainsi collectées au service médical.
Les règles du code de déontologie s'appliquent dans la transmission du dossier en cas de mutation de l'agent et dans les modalités d'accès de ce dernier à une information sur son état de santé.
Le dossier ne peut être communiqué qu'aux médecins coordonnateurs régionaux ou, à la demande de l'agent, au médecin de son choix. En aucun cas, le dossier ne peut être transmis à une autorité administrative.

5. Contrôle des aménagements de poste et des conditions
d'exercice des fonctions

Le médecin de prévention a aussi la possibilité de se rendre dans les services pour examiner les conditions d'exercice des fonctions des agents qu'il a vu lors de la visite médicale. Il est habilité à proposer des aménagements matériels de poste de travail ou de conditions d'exercice des fonctions, notamment à l'égard de certains personnels (agents handicapés, femmes enceintes...).
Si l'administration, pour assurer la continuité du service public ou pour toute autre raison, est dans l'incapacité de pouvoir satisfaire à ces propositions d'aménagement de poste ou des conditions d'exercice, le refus doit faire l'objet de la part de l'administration d'une décision écrite et motivée, adressée au médecin de prévention.

6. Informations sur les accidents du travail
et maladies professionnelles

Les chefs de service informent les médecins de prévention de tous les accidents de service ( accidents de travail, de trajet). Une copie des déclarations d'accidents de service et de demandes de reconnaissance de maladies imputables au service doit être remise au médecin de prévention.
A l'occasion d'un accident de travail ou de maladie contractée dans le service, le médecin doit effectuer une étude qui fait l'objet d'un rapport écrit.

B. - Prévention médicale collective

Elle s'exerce essentiellement par les campagnes de vaccination, d'information sur les questions de santé publique et de prévention des risques professionnels.

1. Les vaccinations

Le médecin de prévention peut proposer des vaccinations auxquelles il procède lui-même ou qu'il lui revient d'organiser que ce soit pour les primo-vaccinations ou pour les rappels (grippe, tétanos, etc.). Le temps consacré aux vaccinations ne doit pas être imputé sur le tiers temps.

2. L'information et la formation

Le médecin de prévention doit organiser ou participer à des campagnes d'information sur des sujets divers relevant à la fois des thèmes de campagnes de la politique nationale de santé publique (alcoolisme, tabagisme, dépistage du cancer, sida, maladies sexuellement transmissibles...) mais aussi des thèmes plus particuliers aux milieux dans lesquels le médecin exerce ses fonctions (travail sur écran, spécificité du travail en matière dhygiène du milieu...).
Les comités d'hygiène et de sécurité pourront être associés à l'organisation de ce type d'actions qui relèvent également des politiques d'hygiène et de sécurité.
Dans le cadre de la mise en oeuvre de l'article 14 du décret du 28 mai 1982, il est utile pour les médecins de prévention de développer une action de formation de « secourisme et premiers soins à donner en cas d'accident », notamment dans les services où seraient effectués des travaux dangereux.
En liaison avec l'assistante de service social chargée du personnel, le médecin de prévention doit apporter une attention particulière aux agents en difficulté psychologique sur le lieu de travail.

III. - L'INTERVENTION DU MÉDECIN DE PRÉVENTION EN MATIÈRE
D'HYGIÈNE ET DE SÉCURITÉ EN MILIEU PROFESSIONNEL

Le médecin de prévention participe à la mise en place de la politique d'hygiène et de sécurité, avec l'agent chargé de la mise en oeuvre des règles d'hygiène et de sécurité (ACMO).

A. - Définition des risques professionnels

Le médecin de prévention doit procéder à l'établissement de la fiche relative aux risques professionnels propres au milieu dans lequel il intervient. Cette fiche, établie sous la responsabilité du chef de service, en association avec l'ACMO, et après consultation du CHS, recense les moyens de prévention, les risques professionnels et les effectifs potentiellement exposés à ceux-ci.
Cette fiche doit être périodiquement mise à jour et présentée chaque année par le médecin de prévention, en même temps que son rapport annuel d'activité au CHS. Les catégories d'agents répertoriés sur cette fiche seront soumises à une surveillance médicale annuelle obligatoire. La fiche est tenue à la disposition de l'inspecteur hygiène et sécurité.

B. - Visite et surveillance des locaux

Le médecin de prévention est chargé d'une mission d'investigation et de proposition sur le milieu professionnel. Il doit y consacrer le tiers de son temps.
Il examine les conditions et les lieux de travail des agents en collaboration avec l'agent chargé de la mise en oeuvre des règles en matière d'hygiène et de sécurité (ACMO), et signale au responsable du service les défauts d'aménagement des locaux.
Il vérifiera la salubrité et l'hygiène générale des locaux (séparation entre les locaux de travail et les sanitaires, nombre d'agents travaillant dans une pièce, état des cuisines...). Il peut, à cette fin, demander à l'administration de faire effectuer des prélèvements et des mesures pour des analyses.
Le médecin de prévention est le conseiller de l'administration et intervient dans les projets d'aménagement, de construction et de travaux pour lesquels il doit être obligatoirement consulté. Il s'assure de l'organisation cohérente des conditions de travail pour les agents dans les projets de construction.

C. - Participation aux réunions
des comités d'hygiène et de sécurité

Le médecin de prévention participe de droit au comité d'hygiène et de sécurité. Cest un acteur essentiel des réunions du comité d'hygiène et de sécurité. En effet, par l'exercice même de sa mission, il doit apporter à cet organisme consultatif des éléments de réflexion utiles à l'orientation de ses délibérations ; il peut proposer des actions ciblées. Il communique au CHS son rapport annuel.
Il ne participe pas au vote sur les délibérations.

IV. - LE RÔLE DU MÉDECIN DE PRÉVENTION EN MATIÈRE
DE MÉDECINE STATUTAIRE
A. - Les relations avec le comité médical
et la commission de réforme

Le médecin de prévention peut être amené à intervenir également dans le champ de la médecine statutaire pour les agents soumis à un passage en commission de réforme ou en comité médical.
Le médecin est informé de la réunion et de son objet ; il peut obtenir, s'il le demande, communication du dossier de l'intéressé. Il peut présenter des observations écrites ou assister à titre consultatif à la réunion.
Il remet obligatoirement un rapport écrit dans les cas prévus aux articles 26, 32, 34 et 43 du décret n° 86-442 du 14 mars 1986 relatif aux comités médicaux et aux commissions de réforme, à savoir : lorsqu'un agent passe en comité médical en vue d'un congé d'office pour raison de santé, ou en vue d'une reprise de fonctions après un congé de longue maladie ou de longue durée.
Le médecin de prévention joue un rôle consultatif important sous forme d'avis ou d'observations écrites, et bien qu'il ne soit pas membre de droit du comité médical ou de la commission de réforme, sa présence apparaît tout à fait opportune et de nature à éclairer ces instances sur les cas examinés.

B. - Avis d'aptitude et d'inaptitude

Le médecin de prévention peut être amené à intervenir dans le cadre de la procédure de reclassement d'un fonctionnaire devenu inapte à l'exercice de ses fonctions.
L'article 1er du décret du 30 novembre 1984 relatif aux fonctionnaires inaptes à l'exercice de leurs fonctions prévoit que l'avis du médecin de prévention est nécessaire pour reclasser un agent.
La circulaire n° 1871 du 24 janvier 1996 relative à l'application du décret du 28 mai 1982 pose le principe de l'interdiction pour le médecin de prévention d'effectuer des visites d'aptitude physique au sens de la visite effectuée par le médecin agréé lors de l'entrée en fonction de l'agent.
En revanche, il doit formuler un avis sur la compatibilité au poste ou émettre des propositions lors de l'affectation de l'agent au poste de travail au vu de ses particularités et au regard de la santé de l'agent. Cette intervention est systématique lors de l'affectation de l'agent sur un poste comportant des risques professionnels.
Il serait donc souhaitable qu'une visite médicale systématique par le médecin de prévention ait lieu lors de la prise de fonction de l'agent ou dans un délai assez bref après son entrée en fonction.

V. - LES CONDITIONS DE FONCTIONNEMENT DU SERVICE
DE PRÉVENTION MÉDICALE
A. - Le recrutement des médecins de prévention

Le médecin de prévention exerce ses fonctions auprès de chaque service du ministère de l'emploi et de la solidarité (administration centrale ou dans les services déconcentrés).
Les missions de service de prévention médicale seront assurées, dans le ressort du département, par un ou plusieurs médecins de prévention, obligatoirement titulaires du certificat d'études spéciales de médecine du travail ou d'autres titres reconnus équivalents.
Les médecins de prévention sont recrutés soit :
1. Comme vacataires : le médecin de prévention est nommé, sur proposition du président du comité d'hygiène et de sécurité régional et interdépartementale, par le directeur de l'administration générale, du personnel et du budget, ou son représentant. L'arrêté de nomination visé par le trésorier-payeur général compétent fixe le nombre de vacations effectuées dans le mois et la rémunération.
Une lettre de mission est adressée au médecin de prévention. Elle précise les services pour lesquels il est compétent, les objectifs de ses fonctions, le nombre de vacations mensuelles à accomplir et les informations à transmettre aux services administratifs.
2. Par l'adhésion, par voie de convention, à un organisme de médecine du travail : cette convention est négociée au niveau local par le président du comité d'hygiène et de sécurité régional et interdépartementale signée par le président de l'organisme, puis proposée au visa du trésorier-payeur général compétent. Après accord de ce dernier, elle est signée par le directeur de l'administration générale, du personnel et du budget ou son représentant.
3. Par convention de mise à disposition du médecin de prévention d'une autre administration, d'une autre collectivité publique ou d'un organisme de sécurité sociale. Les conditions de négociation et de signature de la convention sont les mêmes que précédemment.

B. - Fonctionnement du cabinet médical

Un cabinet médical doit être aménagé pour le médecin de prévention dans des locaux relevant du ministère de l'emploi et de la solidarité, administration centrale, direction départementale des affaires sanitaires et sociales ou direction régionale des affaires sanitaires et sociales.
Le cabinet médical doit être aisément accessible à tous les agents.
Un espace d'attente doit être aménagé à l'extérieur du cabinet médical.
L'alimentation en eau courante doit être assurée de telle façon qu'un lavabo puisse y être installé.
Une bonne isolation phonique est nécessaire afin qu'aucun bruit ne gêne les examens cliniques et que ce qui est dit lors de ces examens ne puisse être entendu du dehors.
Dans la mesure du possible, il sera mis à la disposition du médecin de prévention un secrétariat médical, assuré par un agent de catégorie C.

C. - Rapport annuel

Le médecin de prévention doit établir chaque année un rapport d'activité présentant l'ensemble des actions qu'il a menées au cours de l'année écoulée. Ce rapport doit être adressé au chef de service, aux membres du comité d'hygiène et de sécurité et à la DAGPB (service des ressources humaines, bureau des conditions de travail et de l'action sociale).

D. - Coordination du réseau des médecins de prévention

Une politique efficace en matière de médecine de prévention nécessite que les acteurs principaux puissent bénéficier d'un réseau permettant l'échange d'informations et une plus grande cohérence dans l'application de cette politique. C'est pourquoi, afin de coordonner le réseau, à compter du 1er janvier 2000, cinq médecins de prévention seront nommés médecins coordonnateurs régionaux par la direction de l'administration générale, du personnel et du budget qui déterminera leur ressort géographique.
Le médecin de prévention coordonnateur régional disposera de vacations supplémentaires simultanément à ses missions de coordonnateur. Un secrétariat sera mis à sa disposition.
Le médecin de prévention coordonnateur régional bénéficiera, au moment de sa prise de fonction, d'une formation particulière. Il devra avoir au préalable une bonne connaissance de l'administration, de ses divers métiers et des risques qu'ils peuvent induire sur les agents.
Le médecin de prévention coordonnateur régional assurera l'animation du réseau des médecins de prévention de son ressort. Il prendra connaissance des informations ou questions d'intérêt commun (formation, équipement, techniques médicales...) qu'il diffusera.
Il est chargé au niveau de son service d'impulser, de coordonner et de conseiller l'administration pour les actions de santé en direction des agents relevant du ministère de l'emploi et de la solidarité. Il est un relais technique et administratif entre l'administration et les médecins de prévention.
Le médecin de prévention coordonnateur régional est le référent médical de ses confrères. Il ne lui appartient pas de contrôler leur activité.
Le médecin coordonnateur garde ses fonctions de médecin de prévention au sein du service dans lequel il est affecté.
Chaque année, la direction de l'administration générale, du personnel et du budget organise des réunions régionales ou inter-régionales avec les médecins de prévention du ministère de l'emploi et de la solidarité.
La présente circulaire doit être, pour chaque service, un guide utile pour la mise en place et le fonctionnement du service de médecine de prévention.
Il convient néanmoins de se référer systématiquement aux textes en vigueur dont la liste figure dans l'encadré intitulé : Textes de référence.
La direction de l'administration générale, du personnel et du budget (bureau des conditions de travail et de l'action sociale ; tél. : 01-44-36-93-36) se tient à votre disposition pour tout renseignement complémentaire ou tout appui technique en cas de difficulté.

Pour la ministre et par délégation :
Le directeur de l'administration générale,
du personnel et du budget,
C. Lannelongue
ANNEXE I
Exemple de fiche de convocation

Le décret n° 82-453 du 28 mai 1982 modifié par le décret n° 95-680 du 9 mai 1995, relatif à l'hygiène et à la sécurité, et à la médecine de prévention dans la fonction publique de l'Etat, pose le principe d'une visite médicale obligatoire tous les cinq ans au moins, pour chaque agent.
Une surveillance médicale régulière assure une prévention accrue des risques sur les lieux de travail et favorise une meilleure adaptation de l'agent à son environnement professionnel. Aussi, je vous invite à ne pas manquer ce rendez-vous important qui permettra à votre médecin de prévention de mieux préserver votre santé au travail.
Je vous prie de bien vouloir vous rendre le à h à mon cabinet médical, à (adresse) pour bénéficierde votre visite médicale.
Le médecin de prévention,
Docteur
Remis le :
Le chef de service
Nom du destinataire :

ANNEXE II
Exemple de fiche de visite

Je, soussigné Docteur certifie que M. ou Mme s'est bien présenté(e) à la visite médicale, le pour laquelleil ou elle était convoqué(e).
Cette visite s'est terminée à heures.
Le :
Signature du médecin

ANNEXE III
Exemple de fiche de liaison avec le médecin de prévention

Direction :
Service :
Nom :
Prénoms :
Adresse administrative :
Numéro de téléphone :
Corps et grade :
Fonctions :
Agent nouvellement affecté sur un poste comportant des risques professionnels
Femme enceinte
Situation handicapante déclarée par l'agent / reconnue par la COTOREP / affectation sur emploi réservé
Agent réintégré après un congé de longue maladie, de longue durée, retour de congé de maternité, de congé parental
Victime d'un accident de service ou de trajet
Pathologie professionnelle ou suspectée d'être d'origine professionnelle
Compatibilité sous réserve lors de la première visite médicale
Passage prévu en commission de réforme ou comité médical
Examen complémentaire à effectuer pris en charge par l'administration