| AG 2 23 1039 |
NOR : MESG0230046C
(Texte non paru au Journal officiel)
Références :
Décret n° 59-308 du 14 février 1959 relatif aux conditions générales de notation et d'avancement des fonctionnaires ;
Loi n° 83-634 du 13 juillet 1983, article 17.
Texte abrogé : note DAGPB/SRH/SRH 2 A n° 2001-67 du 5 février 2001.
La ministre de l'emploi et de la solidarité à Madame la chef de l'inspection générale des affaires sociales ; Madame la directrice générale de l'action sociale ; Monsieur le directeur général de la santé ; Madame et Messieurs les directeurs ; Madame la déléguée générale ; Mesdames et Messieurs les délégués ; Mesdames et Messieurs les chefs de service ; Madame et Messieurs les préfets de région (directions régionales des affaires sanitaires et sociales ; directions régionales du travail, de l'emploi et de la formation professionnelle) ; Mesdames et Messieurs les préfets de département (directions départementales des affaires sanitaires et sociales ; directions départementales du travail, de l'emploi et de la formation professionnelle) ; Mesdames et Messieurs les directeurs des établissements publics La campagne de notation pour l'année 2001 s'effectue selon la procédure décrite ci-après pour tous les corps relevant du ministère de l'emploi et de la solidarité et gérés par la direction de l'administration générale, du personnel et du budget (annexe IV).
Comme vous le constaterez, la procédure de notation n'a pas changé par rapport aux autres années. En revanche, celle-ci devrait être sensiblement modifiée l'année prochaine, pour la notation 2002.
En effet, le ministère de la fonction publique et de la réforme de l'Etat souhaite modifier le décret de 1959 relatif aux conditions de notation des fonctionnaires. Un projet de décret présenté en réunion interministérielle prévoit entre autres :
De plus, la mise en place de l'application « Synergie RH » dans le courant de l'année 2002, sera un élément important dont il faudra tenir compte, notamment en ce qui concerne l'édition des feuilles de notation.
Sur ces bases, le groupe de travail paritaire animé par la DAGPB fera des propositions afin qu'une réforme soit mise en place dans notre ministère à destination de tous les agents.
Des échanges avec les directeurs régionaux et départementaux, il ressort que les directeurs adjoints n'étaient pas inclus dans la procédure. Je vous confirme que ces agents doivent également être évalués.
Enfin, comme vous le savez, la procédure d'évaluation et de notation des directeurs est modifiée en 2002. Le rôle d'évaluateur de l'inspecteur régionalisé à été redéfini et des entretiens d'évaluation par les préfets ont été mis en place.
I. - PROCÉDURE DE NOTATION
La procédure de notation est un moment d'échange privilégié entre le supérieur hiérarchique et l'agent évalué. Pour cela, il est rappelé qu'il est vivement souhaitable que le supérieur hiérarchique puisse procéder à un entretien lors de la notation d'un agent. Cet entretien doit permettre au notateur d'évaluer le travail de l'année écoulée, d'apprécier les compétences de l'agent de lui indiquer les orientations à prendre et d'écouter ses demandes.
Ce moment de dialogue qui doit être préparé de part et d'autre, doit être l'occasion d'une discussion franche et constructive, essentielle pour la bonne marche du service.
Il permettra d'apprécier la valeur professionnelle de l'agent et par conséquent, d'évaluer les critères qui permettront au supérieur de fixer la note chiffrée.
Les étapes de la procédure :
1. Vous pouvez commencer le travail de notation en renseignant le tableau synoptique des appréciations.
2. Les fonctions exactes exercées par l'agent, qui permettent seules d'apprécier le niveau des responsabilités et l'étendue des tâches effectuées, sont à décrire avec précision.
3. L'évaluation consiste ensuite à apprécier les qualités professionnelles de l'agent en situation de travail, en rédigeant une appréciation écrite qui doit être précise et complète.
Cette appréciation doit également mentionner l'aptitude à accéder aux fonctions d'un grade supérieur. Elle doit être décrite avec soin dans la mesure où elle a une importance déterminante au niveau de la promotion interne de l'agent.
4. La note chiffrée qui doit correspondre aux mérites intrinsèques de l'agent pour l'année de notation considérée, doit être cohérente avec le tableau et les appréciations.
Pour juger de la progression, de la constance ou de la régression des efforts de l'agent, votre proposition doit naturellement se référer à la note provisoire de l'année précédente.
J'insiste sur la nécessité de la cohérence entre les trois paramètres (note chiffrée, tableau synoptique et appréciations littérales) car, régulièrement, de nombreuses anomalies en la matière ont pu être observées.
5. La note provisoire et les appréciations générales exprimant la valeur professionnelle de l'agent doivent lui être communiquées (article 17 de la loi du 13 juillet 1983). Cette communication obligatoire doit être faite après que le notateur du dernier degré a établi la note provisoire (c'est à ce moment que l'agent signe sa feuille de notation et y porte éventuellement ses observations). Cette note provisoire sera par la suite déterminée, après péréquation (cf. annexe III), de façon définitive.
II. - ÉTABLISSEMENT DE LA NOTE CHIFFRÉE
1. Il n'est pas souhaitable d'augmenter systématiquement la note de l'agent. Il serait préférable, afin d'éviter l'inflation des notes, que les notateurs s'imposent un rythme de progression de la note chiffrée qui pourrait être :
A l'inverse, une diminution de la note chiffrée n'est pas à exclure afin d'attirer l'attention d'un agent sur l'insuffisance de ses résultats professionnels. Cette diminution ne devrait pas excéder un point, sauf circonstances exceptionnelles justifiées par un rapport détaillé. L'agent concerné doit en être informé.
2. Dans le cas d'un changement de corps par inscription sur liste d'aptitude au titre de l'année 2001 : alignement sur la note moyenne du grade d'accueil (annexe V).
En ce qui concerne la première notation des attachés d'administration centrale issus des IRA et celle des IASS issus de l'ENSP, la note attribuée peut, pour ceux qui détenaient précédemment la qualité de fonctionnaire, prendre en considération leur expérience professionnelle antérieure. Toutefois, cet élément d'appréciation ne doit pas conduire à attribuer une note supérieure à la note moyenne du grade de base.
3. Pour les corps de catégorie A, le changement de grade doit s'accompagner d'un réajustement de la note chiffrée. Celle-ci devra être revue à la baisse et ne devra pas être supérieure à la note moyenne du nouveau grade. En revanche, le changement de classe n'a pas d'effet sur la note attribuée à l'agent.
Dans le cas d'un changement de grade, pour les corps de catégorie B et C, le changement de grade ou de classe ne doit pas s'accompagner d'une diminution de la note chiffrée.
4. Une note définitive est attribuée en dernier ressort par l'autorité investie du pouvoir de notation. Cette seconde note est calculée sur la base de la note provisoire à laquelle est appliquée une péréquation, aux fins d'harmonisation des variations des notations selon les différents notateurs.
Je vous prie de bien vouloir noter que le retour des fiches de notation aux bureaux de gestion de la DAGPB est fixé au 31 mars 2002.
J'attire votre attention sur ce délai, en vous demandant instamment de le respecter.
En effet, l'un des objectifs du service est de tenir les CAP d'avancement plus tôt dans l'année, afin que les agents bénéficient le plus tôt possible après sa date d'effet de leur promotion ou réduction d'ancienneté.
Je vous remercie par avance de votre collaboration.
Pour la ministre et par délégation :
Par empêchement du directeur
de l'administration générale,
du personnel et du budget :
Le chef du service
des ressources humaines,
R. Lambert
supprimé pour essai voir PF problème sur Supplément
ANNEXE I
DISPOSITIONS GÉNÉRALES
La notation est effectuée pour l'année civile, c'est-à-dire pour la période du 1er janvier au 31 décembre 2001 (il ne pourra être tenu compte d'événements intervenus hors de cette période).
Tout fonctionnaire ou agent non-titulaire à temps complet doit être noté dès lors qu'il compte au moins 6 mois de présence au cours de l'année de notation, déduction faite du temps passé en disponibilité, sous les drapeaux ou en congé sans traitement. En ce qui concerne les congés (maladie, de longue maladie ou pour invalidité), les fonctionnaires qui ont passé plus de 6 mois dans de telles positions se verront, sauf avis contraire de leur chef de service, reconduire la note chiffrée attribuée l'année précédente.
Le grade de notation est celui dans lequel le fonctionnaire ou l'agent a passé au moins 6 mois dans l'année.
En cas d'égalité de temps dans chaque grade (6 mois dans chacun des deux grades), c'est le dernier grade qui sera pris en considération.
Il en sera de même en cas de changement d'affectation en cours d'année
L'agent bénéficiant d'un détachement supérieur à 6 mois, doit être noté par le chef du service dont il dépend dans l'administration ou le service où il est détaché.
Les fonctionnaires stagiaires seront notés si leur stage dure 6 mois au moins, durée appréciée au 31 décembre 2001.
Les fonctionnaires titulaires qui sont affectés pour la première fois, après la réussite à un concours ou après une formation en école (ENSP, IRA,...) sont notés par leur supérieur hiérarchique avec une note chiffrée qui ne peut être inférieure à 15 (note considérée comme note plancher en début de carrière), sauf cas exceptionnel impliquant un rapport circonstancié.
Aux termes de l'article 18 de la loi n° 83-634 du 13 juillet 1983, il ne peut être fait état dans le dossier du fonctionnaire, de même que dans tout acte administratif, des opinions ou des activités politiques, syndicales, religieuses ou philosophiques de l'intéressé.
supprimé pour essai voir PF problème sur Supplément
ANNEXE II
PROCÉDURE ET DÉLAIS DE RETOUR DES FICHES DE NOTATION
Procédure de retour des fiches de notation
Le retour des listings et feuilles de notation s'effectue uniquement auprès des bureaux de gestion :
Il est souhaitable que l'ensemble des fiches d'un même corps fasse l'objet d'un seul et unique envoi. Aussi, pour ne pas retarder le retour des fiches des agents absents du service, les feuilles de ces agents seront retournées non signées, en même temps que les autres, accompagnées d'une copie de la notification aux intéressés, de la note chiffrée provisoire et des appréciations qui leur ont été attribuées.
Lors de leur renvoi aux bureaux gestionnaires et pour des raisons techniques, vous voudrez bien veiller à ce que les fiches soient pliées, face écrite visible et classées suivant l'ordre figurant sur le listing.
Procédures particulières à respecter pour les différents corps suivants :
1. Pour les corps d'administration centrale gérés par les bureaux des personnels (SRH 1 A et SRH 1 B) :
Un exemplaire du listing complété par l'indication de toutes les notes provisoires devra être retourné au bureau concerné avec les fiches de notation (l'original et un double impérativement avant le 31 mars 2001).
2. Pour les corps des services déconcentrés gérés par le bureau SRH 1 C (personnel administratif) :
a) Adjoints administratifs et agents administratifs des services déconcentrés (DRASS, DDASS, DRTEFP, DDTEFP) : seul le listing récapitulatif complété par l'indication de toutes les notes provisoires et impérativement revêtu de la signature du directeur devra être retourné au bureau SRH 1 C avant le 31 mars 2002.
Après notification des notes péréquées par l'administration centrale, il conviendra de reporter les notes définitives sur les fiches de notation correspondantes et de retourner au bureau SRH 1C un exemplaire parfaitement lisible de chacune de ces fiches dans le plus bref délai. L'accusé de réception, destiné à l'intéressé, devra être annexé, après sa signature, à l'original de la fiche de notation qui sera inséré au dossier administratif de l'agent.
b) Pour les autres corps (IASS, SA et AST) : un exemplaire du listing complété par l'indication de toutes les notes provisoires devra être retourné au bureau SRH 1 C avec les fiches de notation (l'original et un double) impérativement avant le 31 mars 2002.
c) Pour les chargés de mission pour le RMI et leurs assistants (agents contractuels de 2e et de 3e catégorie) : la procédure de notation et les délais sont identiques à ceux des fonctionnaires titulaires. Seule la procédure de péréquation ne leur est pas applicable. Ces personnels sont notés sur des imprimés spécifiques bleus.
3. Pour les corps des services déconcentrés gérés par le bureau SRH 1 D (personnels médicaux, paramédicaux, sociaux, corps de la filière sanitaire) :
a) Pour l'ensemble des corps, un exemplaire du listing complété par l'indication de toutes les notes provisoires devra être retourné au bureau SRH 1 D avec les fiches de notation (l'original et les 2 doubles) impérativement avant le 31 mars 2002.
b) Pour les médecins inspecteurs de santé publique et les pharmaciens inspecteurs de santé publique, l'application de la procédure de péréquation est rendue impossible par la faiblesse du nombre d'agents par corps dans chaque service. C'est la raison pour laquelle un comité de notation propre à chaque corps et représentatif des services d'accueil de ces personnels attribue chaque année la note définitive.
Délais de retour des feuilles de notation
Afin de permettre le bon déroulement de la campagne de notation 2001, il est nécessaire de respecter les délais impartis. Les fiches de notation ainsi que les listes récapitulatives de notes chiffrées, selon le cas, devront être retournées, au bureau gestionnaire concerné, impérativement avant le 31 mars 2002.
Afin de vous aider à respecter cette date, la DAGPB s'est efforcée de vous faire parvenir la circulaire et les feuilles de notation dans un délai raisonnable.
Le respect des délais et du calendrier est très important pour les bureaux de gestion amenés à conduire la suite de la procédure.
En effet, la notation a un lien étroit avec les réductions d'ancienneté pour les avancements et les promotions au choix, de grade ou de corps et est utilisée lors de l'examen des dossiers en commissions administratives paritaires.
J'insiste sur la nécessité de retransmettre la notation dans les délais impartis pour que les réductions d'ancienneté qui en découlent soient appliquées sur les avancements d'échelon dès 2002.
Attention : Les agents pour lesquels la fiche de notation n'aura pas été communiquée dans le délai prévu se verront reconduire la note chiffrée provisoire de l'année précédente.
Cette mesure est réellement appliquée en raison du trop grand retard dans l'établissement de certaines notations.
Cette mesure, dont l'origine est l'inexécution par l'administration d'une obligation réglementaire, porte gravement préjudice à certains agents et engage la responsabilité des notateurs.
supprimé pour essai voir PF problème sur Supplément
ANNEXE III
LA PÉRÉQUATION
La notation annuelle des agents fonctionnaires du ministère de l'emploi et de la solidarité comporte deux notes chiffrées (la note provisoire et la note définitive).
La note provisoire est attribuée par le directeur ou le chef de service dont relève l'agent. Cette note est déterminée selon la manière de servir de l'agent. La circulaire précisant les modalités de notation prévoit que cette note doit évoluer, en principe, de 0,25 point tous les deux ou trois ans lorsque la manière de servir de l'agent est considérée comme tout à fait satisfaisante.
La note définitive est attribuée en dernier ressort par l'autorité investie du pouvoir de notation. Cette seconde note est calculée sur la base de la note provisoire à laquelle est appliquée une péréquation prévue par l'article 2 du décret n° 59-308 du 14 février 1959.
Cette péréquation des notes a pour objet d'éviter la dispersion et les variations de notation entre les agents d'un même corps notés selon les différents notateurs et l'historique de notation de certains corps.
Aux fins d'harmonisation, une constante de péréquation (arrondie au quart de point) est calculée pour chaque corps. Celle-ci correspond à l'écart existant entre la moyenne nationale de l'ensemble des notes du corps concerné et la moyenne des notes attribuées par chaque directeur ou chef de service dans ce corps.
La note définitive s'obtient en ajoutant à la note provisoire la constante de péréquation lorsque celle-ci est positive ou en soustrayant à la note provisoire ladite constante lorsque cette dernière est négative. C'est cette dernière notation (note définitive) qui sert à la répartition des réductions d'ancienneté.
A titre d'exemple, si la note moyenne nationale d'un corps est de 18,05, que la note moyenne du notateur s'élève à 17,70 pour ce corps et que l'agent noté a obtenu 18,75, la constante de péréquation se calcule de la manière suivante : 18,05 - 17,70 = + 0,35 (arrondie à 0,25), la note définitive de l'agent en question sera donc de 18,75 + 0,25 = 19,00.
En revanche, si la note moyenne nationale est de (18,05), que la note moyenne du notateur s'élève à 18,70 et que l'agent a obtenu 18,75, la constante de péréquation se calcule ainsi : 18,05 - 18,70 = - 0,65 (arrondie à - 0,75), la note définitive de cet agent sera donc de 18,75 - 0,75 = 18,00.
Ces exemples et explications devraient permettre à chacun de mieux appréhender l'ensemble de la procédure de notation.
supprimé pour essai voir PF problème sur Supplément
ANNEXE IV
LISTE DES CORPS OU AGENTS SOUMIS À NOTATION
Corps des adjoints administratifs de l'administration centrale
Corps des adjoints administratifs des services déconcentrés
Corps des adjoints sanitaires
Corps des administrateurs civils
Corps des agents administratifs de l'administration centrale
Corps des agents administratifs des services déconcentrés
Corps des agents des services techniques de l'administration centrale
Corps des agents des services techniques des services déconcentrés
Corps des agents sanitaires
Corps des assistants de service social
Corps des attachés d'administration centrale
Chargés de mission pour le RMI et assistants
Corps des chefs de garage
Corps des conducteurs d'automobile
Corps des conseillers techniques de service social
Corps des conseillers techniques d'éducation spécialisée des INJ (INJA-INJS)
Corps des éducateurs spécialisés des INJ (INJA-INJS)
Corps des ingénieurs d'études sanitaires
Corps des ingénieurs du génie sanitaire
Corps des inspecteurs des affaires sanitaires et sociales
Corps interministériel des infirmières et infirmiers de l'Etat
Corps des maîtres-ouvriers et ouvriers professionnels
Corps des médecins inspecteurs de santé publique
Corps des pharmaciens inspecteurs de santé publique
Corps des professeurs d'enseignement technique des INJ (INJA-INJS)
Corps des professeurs d'enseignement général des INJ (INJA-INJS)
Corps des secrétaires administratifs d'administration centrale
Corps des secrétaires administratifs des services déconcentrés
Corps des techniciens sanitaires.
supprimé pour essai voir PF problème sur Supplément
ANNEXE V
NOTATION 2000
La majorité des notes de la notation 2000 n'étant pas encore connue, un envoi complémentaire vous sera adressé ultérieurement. Vous pouvez néanmoins, en cas de besoin, contacter les bureaux de gestion de la 1re sous-direction du service des ressources humaines de la DAGPB.