La collecte des inscriptions

Quand les registres nominatifs sont-ils à ouvrir ?

Le registre doit être institué dès l’entrée en vigueur du décret organisant les modalités de recensement (le lendemain de sa publication au Journal Officiel). Ceci implique, a minima, qu’une personne soit nommément désignée par le maire pour enregistrer les demandes d’inscriptions et dispose d’un ou plusieurs moyens pour leur collecte, selon les modalités de recueil des données arrêtées par le maire (guichet, ligne téléphonique, imprimés de demande…)

Qui peut figurer sur le registre ?

Peuvent figurer, à leur demande, sur le registre nominatif :

• les personnes âgées de 65 ans et plus résidant à leur domicile,
• les personnes âgées de plus de 60 ans reconnues inaptes au travail résidant à leur domicile,
• les personnes adultes handicapées bénéficiant de l’un des avantages prévus au titre IV du livre II du code de l’action sociale et des familles (AAH, ACTP, carte d’invalidité, reconnaissance de la qualité de travailleur handicapé), ou d’une pension d’invalidité servie au titre d’un régime de base de la sécurité sociale ou du code des pensions militaires d’invalidité et des victimes de guerre, résidant à leur domicile.

Les personnes pouvant être inscrites sur le registre répondent à des critères d’identification objectifs (état civil, pension de vieillesse pour inaptitude au travail, bénéfice de prestations ou d’avantages précis) qui ne mettent pas en jeu un éventuel pouvoir d’appréciation du maire ou une expertise de la situation du déclarant.

Il s’agit, comme l’indique l’article 2 du décret, des personnes résidant à domicile, à l’exclusion des personnes résidant en établissement. En effet, ces dernières sont déjà connues et répertoriées et bénéficient, sous la responsabilité du directeur, d’un accompagnement permanent, matérialisé par un contrat de séjour, les dispensant d’un signalement particulier auprès du maire. Ainsi, il convient de souligner que, dans le cadre du plan d’alerte et d’urgence, le dispositif des « plans bleus » fait pendant au dispositif de repérage prévu à domicile et fixe le mode général d’organisation de chaque institution en cas de crise et de déclenchement de l’alerte.

Les personnes en résidence secondaire dans la commune peuvent-elles s’inscrire sur le registre ?

Les personnes en résidence secondaire ont toute latitude pour demander leur inscription sur le registre de la commune de leur résidence secondaire si elles le désirent ou si un tiers procède à un signalement pour elles.

Une personne âgée ou handicapée peut se déclarer dans plusieurs communes à raison de ses résidences principale ou secondaires (sans avoir d’ailleurs à préciser ce point), la responsabilité de l’inscrire étant égale pour chaque maire.

Qui réalise la demande d’inscription ?

La demande d’inscription est réalisée soit par la personne concernée, ou le cas échéant par son représentant légal, soit par un tiers (personne physique ou morale).

Qui peut être tiers ?

La notion de tiers retenue ici est large. Elle intègre ainsi toute personne physique (parent, voisin, médecin traitant, etc) ou morale (centre communal d’action sociale, service de soins à domicile, etc). Il doit cependant être à précisé que les demandes d’inscription, lorsqu’elles émanent d’un tiers, sont réalisées individuellement, au cas par cas par opposition à l’utilisation de listes préexistantes) et par écrit. L’échange de listes de noms de manière informatisée relève du croisement de fichier et sort du cas prévu par le présent dispositif.

Comment est effectuée la demande d’inscription ?

La demande d’inscription s’effectue par tout moyen mis à disposition du déclarant par le maire. Le maire fixe ces moyens et en informe ses administrés. Ils seront donc variables en fonction de la taille et des ressources de la commune. Chaque maire définira les modalités d’inscription propres à sa commune : demande par écrit, à l’aide d’un formulaire mis à disposition, sur appel téléphonique ou par enregistrement à un numéro d’appel prévu à cet effet, par courrier électronique. Il précisera les horaires, les guichets, les numéros d’appel retenus pour mener à bien cette opération.

Lorsqu’elle émane d’un tiers, la demande d’inscription doit se faire par écrit, par un courrier ou un courriel. Cette disposition vise à dégager la responsabilité des maires et à assurer un certain formalisme à la demande afin d’éviter les signalements abusifs.

La personne doit-elle produire les pièces justificatives de son appartenance à l’une des trois catégories (plus de 65 ans, plus de 60 ans inapte au travail, handicapée) ?

Le système d’inscription sur le registre nominatif est avant tout déclaratif. Les personnes attestent sur l’honneur de leur qualité ; les pièces justificatives n’ont donc pas à être produites à l’appui de la demande mais sont tenues à la disposition du maire, le cas échéant. En revanche, si la demande d’inscription au registre ou la demande de radiation est le fait du représentant légal, ce dernier doit présenter l’acte justifiant sa qualité (extrait du jugement de tutelle).

Quelles informations sont à collecter ?

Les informations à recueillir dans le registre nominatif sont les nom et prénoms de la personne, la date de naissance, la qualité au titre de laquelle la personne est inscrite sur le registre (personne âgée de plus de 65 ans, personne âgée de plus de 60 ans et reconnue inapte au travail, personne adulte handicapée), l’adresse, le numéro de téléphone, et, le cas échéant les coordonnées du service intervenant à domicile et/ou de la personne à prévenir en cas d’urgence. De plus, sont à renseigner ou à recueillir la date de la demande d’inscription ainsi que, le cas échéant, le nom et la qualité de la tierce personne qui a effectué la demande.

Le maire peut-il aller au-delà des informations à collecter énumérées dans le décret ?

Si le maire a anticipé en constituant un fichier informatisé avant la publication du décret, ce dernier a alors déjà fait l’objet d’un avis de la CNIL (exemple : Paris) et d’un acte réglementaire (arrêté municipal).

Si un fichier constitué après la publication du décret sort du cadre posé par celui-ci, il doit faire l’objet d’une déclaration auprès de la CNIL. Il en résulte, d’une part, que le maire ne peut désormais en aucun cas recueillir auprès de ses administrés des informations autres que celles prévues à l’article 3 du décret, d’autre part, qu’en cas d’utilisation des données collectées pour une autre finalité d’intérêt public concernant le même public, donc hors champ du « dispositif canicule », une déclaration préalable auprès de la CNIL s’impose

En tout état de cause, les moyens engagés par les maires avant la publication de la loi et du décret ne les dispensent d’une mise en conformité avec la loi et le décret.

Que doit faire le maire à la réception de la demande d’inscription ?

Le maire accuse réception de la demande d’inscription dans un délai de huit jours.

Qui est destinataire de l’accusé de réception ?

Qu’il s’agisse d’une demande d’inscription individuelle ou par le biais d’un tiers, l’accusé de réception est toujours adressé à la personne dont il est procédé à l’inscription ou à son représentant légal.

Quelles informations doit contenir l’accusé de réception ?

L’accusé de réception confirme l’inscription sur le registre. Il explicite en outre la procédure de radiation du registre, possible à tout moment sur simple demande, et précise que le silence de l’intéressé à la réception de l’accusé vaut approbation de son inscription sur le registre nominatif.

Le recueil du consentement de l’intéressé est effectivement nécessaire aux termes de la loi, mais sa forme écrite ou expresse n’est pas impérative. L’accusé de réception du maire vaut confirmation d’inscription et, à défaut d’opposition de qui le reçoit, confirmation de l’accord de ce dernier. On évite un formulaire de plus. L’essentiel est que le consentement soit donné et qu’une trace en subsiste.