Cartographie des achats d’exploitation

Cette cartographie ne comporte qu’un processus - les achats d’exploitation - afin d’éviter la répétition d’opérations identiques pour chaque catégorie d’achats. Elle traite également, en cas particuliers de ce processus général, certains achats présentant des spécificités.

 Processus « achats d’exploitation » : ce cas général déroule toutes les étapes de l’achat, y compris les procédures : ordre de payer, prise en charge par le comptable et arrêté des comptes.
Ces trois procédures ne seront pas développées mais seulement signalées dans les autres processus rattachés au cycle des achats d’exploitation afin d’éviter la répétition d’opérations identiques.

Le remboursement des dispositifs médicaux implantables et des molécules onéreuses est évoqué dans ce processus compte tenu du lien étroit entre ce remboursement et la valeur d’achat de ces produits. La cartographie renvoie alors à celle relative aux recettes.

 Cas particulier des achats stockés, en raison de la gestion des stocks
 Cas particulier des achats de fluides, en raison des difficultés rencontrées pour la liquidation des dépenses
 Cas particulier des achats de produits de santé qui ne suivent pas les procédures habituelles.

Votre attention est appelée sur le fait que cette cartographie type ne reflète pas nécessairement la situation de chaque établissement. Seuls l’analyse et le diagnostic des différents processus permettent de dégager les risques principaux de chaque établissement.

L’intérêt d’une telle cartographie n’est donc pas de maîtriser l’intégralité des risques présentés mais d’analyser l’organisation de l’établissement et de repérer, au regard de la pratique, les différentes procédures cartographiées, les risques décrits en commençant par les risques les plus élevés en terme d’impact financier.

Il importe de fixer des points de contrôle dans votre organisation vous permettant de maîtriser ces risques.

Cette détection des risques majeurs permettra dans un second temps d’établir le plan d’action pluriannuel et les mesures de maîtrise des risques adaptées à chaque situation.

Identification des risques principaux

Élaborée à partir du recueil de l’expérience des membres des groupes de travail (cf. fiche de présentation générale des cartographies), cette cartographie met en exergue 4 risques ayant un impact financier fort ou une probabilité forte. A dire d’experts, il s’agit des point qui méritent une attention particulière de la part des établissements. Ils sont répertoriés dans le tableau ci-dessous.

Processus Procédure Acteurs Risque Impact financ. Probab.
Achats d’exploitation Prise en charge / libération des garanties cl Suivi des retenues de garantie : non transmission à l’ordonnateur de l’état récapitulatif des retenues de garanties en solde faible fort
Remboursement DMI et MO ord Déclaration sous ou sur estimée des médicaments achetés (erreur volume /valeur) fort moyen
Inventaire comptable ord Absence de comptabilité et/ou de suivi des stocks fort moyen
cl Absence d’enregistrement comptable – différence entre l’inventaire physique et l’inventaire comptable fort moyen

 

Points d’attention

 La distinction entre achats stockés et achats non stockés détermine l’imputation comptable et doit être arrêtée dès la commande.
 Le déploiement d’un dispositif de maîtrise des risques comptables et financiers sur le cycle des achats d’exploitation doit être envisagé en même temps que sont initiés les travaux relatifs au projet PHARE – Performance hospitalière pour des achats responsables.
 Le contrôle interne comptable nécessite la mise en place d’indicateurs ; les acteurs doivent être associés au choix de ces indicateurs dont la finalité sera précisée. Dans la mesure du possible, privilégier des indicateurs simples et produits automatiquement, contribuant à améliorer la maîtrise des risques sur ce processus.
Exemples d’indicateurs :
Taux de factures en anomalie
Taux de factures retournées aux fournisseurs
Délai de traitement de la facture
Ancienneté des réceptions sans factures, en nombre et en montant
Délai de mandatement
Délai de paiement
Nombre de factures réglées hors délai contractuel
 La pratique de l’autodiagnostic contribue à la sécurisation du processus. Un exemple de grille d’autodiagnostic, à adapter selon l’organisation de l’établissement, est mis à disposition.

 

A consulter

Le Guide de fiabilisation des comptes des hôpitaux
La grille d’autodiagnostic : Cartographie des achats d’exploitation
Le projet PHARE
Pour information : circulaire du 10 février 2012 relative à la professionnalisation des achats des établissements publics de l’État
Pour information : circulaire du 14 février 2012 relative au guide de bonnes pratiques en matière de marchés publics